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É crença popular que, após cinco anos da produção de documentos, podemos nos desfazer destes, pois perderiam, nesse prazo, a necessidade de serem mantidos. Mas essa ideia não procede. Até se pode perder o valor administrativo, mas resta o valor legal, histórico, cultural ou de prova. Na empresa pública, a eliminação de documentos precisa passar por um trâmite obrigatório, regulado por Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) baseada em Tabela de Temporalidade (TTD) aprovada por lei. A responsabilidade pela proteção dos documentos dos estados e municípios brasileiros, bem como do Distrito Federal, está explícita no artigo 23 da Constituição Federal de 1988, no item III.

Nas empresas privadas, existem muitas dúvidas sobre as obrigações quanto a armazenamento, possibilidade de descarte e responsabilidades diante de documentos jurídicos e contábeis. O prazo para guarda dos documentos vai variar e deve ser definido por uma Tabela de Temporalidade que atenda à legislação vigente. "A Gestão de Documentos é uma área da Arquivologia que trata dos documentos desde a sua criação, passando pelas fases de utilização, incluindo possíveis descartes. Esse processo é complexo e inerente à atividade da empresa que quer realizá-la", explica o gestor de projetos da Mil Tecnologia, Julio Guido Militão.

Organização necessária

Com 17 anos de existência, o Instituto Agropolos do Ceará, na execução de suas atividades, gerou um expressivo volume de documentos importantes para a administração pública, o que fez a instituição buscar um serviço especializado para cuidar de seu arquivo. "Com a finalidade de viabilizar uma prestação de contas mais transparente e acessível, sentimos a necessidade de realizar o armazenamento físico e digital das nossas informações", coloca Niedja Freires Pereira, controller da Instituição.

Os documentos do Instituto Agropolos estão agora devidamente identificados e acondicionados em caixas-arquivo com QRCode. Uma CPAD foi instituída e definida uma listagem de eliminação de documentos, submetida ao Arquivo Público do Estado. "Esse trabalho mudou a forma de identificar e organizar informações e documentos, contribuindo com a otimização do espaço de arquivo", declara o gestor da Mil Tecnologia, empresa responsável pelo trabalho junto ao Instituto e com 18 anos de experiência na área.

Como arquivar

Também é preciso cuidado para garantir ao arquivamento certa organicidade. "Os documentos em suporte papel devem ser acondicionados de maneira a permitir que sua localização seja eficiente. Os sistemas informatizados que registram a localização física da caixa e seu conteúdo devem ser utilizados para agilizar a busca”, ensina Guido.

Documentos em suporte digital precisam de cuidado maior para garantir sua autenticidade. "Para assegurar a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, o programa de gestão arquivística tem que garantir sua identidade e integridade. Para tanto, deve implementar e documentar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a manutenção, a avaliação, a destinação e a preservação dos documentos, garantindo que os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos."

O executivo da Mil Tecnologia ressalta que documentos digitalizados não podem ser eliminados somente pelo fato de terem sido convertidos para suporte digital: seja digitalizado ou microfilmado. O processo de eliminação mantém-se: o documento deve ser passar para os trâmites legais antes de ser descartado.

Quanto à indicação de quais profissionais devem gerenciar a Gestão Documental de um órgão ou empresa, é consenso de que arquivistas, profissional com nível superior em Arquivologia, sejam os responsáveis, frisando que todos os envolvidos na produção e trâmite dos documentos também são importantes. Entre os papeis de um arquivista está a elaboração de instrumentos como Diagnóstico Arquivístico, Plano de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade de Documentos. Já os técnicos de arquivo ficam com as ações de identificação e codificação dos documentos. A higienização e acondicionamento dos documentos são atividades realizadas pelos auxiliares de arquivo.

Arquivos de pessoas físicas 

Um documento gerado por uma pessoa física pode ter um valor de prova (para prova em juízo ou perante terceiros), valor de informação (para compor banco de dados para pesquisa e outras necessidades de consulta) ou ainda valor histórico (documentos que compõem nossa história, como fotos, filmes, vídeos e outros similares). Uma escritura de imóvel, por exemplo, tem valor de prova e não pode ser eliminada. Um convite de casamento, de aniversário, de batizado tem valor de informação e podem ser eliminados após o evento. Já fotografias, sejam digitais ou impressas, têm valor histórico (de recordação) e devem ser guardadas permanentemente. 

O acondicionamento desses documentos também deve ser realizado de forma a preservar a integridade dos documentos, afirma Julio Guido. Os mais importantes, como certidões de nascimento e casamento, devem estar em locais secos, seguros e longe de pragas e intempéries.

Serviço

Para saber mais sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos: http://www.miltecnologia.com.br/download/e-arq-pdf/

Para saber mais sobre a legislação arquivística dos estados: http://conarq.arquivonacional.gov.br/legislacao-estadual-municipal.html

Dúvidas, Críticas e Sugestões? Fale com a gente

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É crença popular que, após cinco anos da produção de documentos, podemos nos desfazer destes, pois perderiam, nesse prazo, a necessidade de serem mantidos. Mas essa ideia não procede. Até se pode perder o valor administrativo, mas resta o valor legal, histórico, cultural ou de prova. Na empresa pública, a eliminação de documentos precisa passar por um trâmite obrigatório, regulado por Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) baseada em Tabela de Temporalidade (TTD) aprovada por lei. A responsabilidade pela proteção dos documentos dos estados e municípios brasileiros, bem como do Distrito Federal, está explícita no artigo 23 da Constituição Federal de 1988, no item III.

Nas empresas privadas, existem muitas dúvidas sobre as obrigações quanto a armazenamento, possibilidade de descarte e responsabilidades diante de documentos jurídicos e contábeis. O prazo para guarda dos documentos vai variar e deve ser definido por uma Tabela de Temporalidade que atenda à legislação vigente. "A Gestão de Documentos é uma área da Arquivologia que trata dos documentos desde a sua criação, passando pelas fases de utilização, incluindo possíveis descartes. Esse processo é complexo e inerente à atividade da empresa que quer realizá-la", explica o gestor de projetos da Mil Tecnologia, Julio Guido Militão.

Organização necessária

Com 17 anos de existência, o Instituto Agropolos do Ceará, na execução de suas atividades, gerou um expressivo volume de documentos importantes para a administração pública, o que fez a instituição buscar um serviço especializado para cuidar de seu arquivo. "Com a finalidade de viabilizar uma prestação de contas mais transparente e acessível, sentimos a necessidade de realizar o armazenamento físico e digital das nossas informações", coloca Niedja Freires Pereira, controller da Instituição.

Os documentos do Instituto Agropolos estão agora devidamente identificados e acondicionados em caixas-arquivo com QRCode. Uma CPAD foi instituída e definida uma listagem de eliminação de documentos, submetida ao Arquivo Público do Estado. "Esse trabalho mudou a forma de identificar e organizar informações e documentos, contribuindo com a otimização do espaço de arquivo", declara o gestor da Mil Tecnologia, empresa responsável pelo trabalho junto ao Instituto e com 18 anos de experiência na área.

Como arquivar

Também é preciso cuidado para garantir ao arquivamento certa organicidade. "Os documentos em suporte papel devem ser acondicionados de maneira a permitir que sua localização seja eficiente. Os sistemas informatizados que registram a localização física da caixa e seu conteúdo devem ser utilizados para agilizar a busca”, ensina Guido.

Documentos em suporte digital precisam de cuidado maior para garantir sua autenticidade. "Para assegurar a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, o programa de gestão arquivística tem que garantir sua identidade e integridade. Para tanto, deve implementar e documentar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a manutenção, a avaliação, a destinação e a preservação dos documentos, garantindo que os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos."

O executivo da Mil Tecnologia ressalta que documentos digitalizados não podem ser eliminados somente pelo fato de terem sido convertidos para suporte digital: seja digitalizado ou microfilmado. O processo de eliminação mantém-se: o documento deve ser passar para os trâmites legais antes de ser descartado.

Quanto à indicação de quais profissionais devem gerenciar a Gestão Documental de um órgão ou empresa, é consenso de que arquivistas, profissional com nível superior em Arquivologia, sejam os responsáveis, frisando que todos os envolvidos na produção e trâmite dos documentos também são importantes. Entre os papeis de um arquivista está a elaboração de instrumentos como Diagnóstico Arquivístico, Plano de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade de Documentos. Já os técnicos de arquivo ficam com as ações de identificação e codificação dos documentos. A higienização e acondicionamento dos documentos são atividades realizadas pelos auxiliares de arquivo.

Arquivos de pessoas físicas 

Um documento gerado por uma pessoa física pode ter um valor de prova (para prova em juízo ou perante terceiros), valor de informação (para compor banco de dados para pesquisa e outras necessidades de consulta) ou ainda valor histórico (documentos que compõem nossa história, como fotos, filmes, vídeos e outros similares). Uma escritura de imóvel, por exemplo, tem valor de prova e não pode ser eliminada. Um convite de casamento, de aniversário, de batizado tem valor de informação e podem ser eliminados após o evento. Já fotografias, sejam digitais ou impressas, têm valor histórico (de recordação) e devem ser guardadas permanentemente. 

O acondicionamento desses documentos também deve ser realizado de forma a preservar a integridade dos documentos, afirma Julio Guido. Os mais importantes, como certidões de nascimento e casamento, devem estar em locais secos, seguros e longe de pragas e intempéries.

Serviço

Para saber mais sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos: http://www.miltecnologia.com.br/download/e-arq-pdf/

Para saber mais sobre a legislação arquivística dos estados: http://conarq.arquivonacional.gov.br/legislacao-estadual-municipal.html

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