Aprenda a manter o controle de contas a pagar e a receber

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Fazer o controle das contas a pagar e a receber é requisito básico para se manter no mercado. A falta de organização nas finanças ainda é uma das principais causas para o fechamento de muitas empresas. Quem quer driblar os altos e baixos do mercado precisa estar preparado, com um planejamento bem feito e ciente do seu fluxo de caixa.

 

Confira as dicas que o Guia do Empreendedor das Galáxias preparou para te ajudar a manter o controle das suas finanças.

 

No seu controle de contas a pagar e a receber deve constar todas as movimentações do fluxo de caixa: receitas, despesas, pagamentos a serem feitos e recebidos, empréstimos, rendimentos, enfim, toda a movimentação das finanças da empresa. 

 

A anotação de cada detalhe vai dar uma visão real do que você deve pagar e a receita que você tem ou terá para arcar com essas despesas. Além disso, permite ao gestor identificar possíveis falhas em negociações e despesas desnecessárias. 

 

Lembre-se: manter as contas em dia, mesmo as menores, evita o acúmulo nas despesas e uma bola de neve de juros que pode ser fatal para os seus negócios.

 

Qual instrumento devo usar? 

Um empreendedor intergaláctico não vai usar caneta e papel para gerir suas contas em pleno 2018, não é? O mais simples dos instrumentos são as planilhas de Excel, mas o mercado está cheio de softwares de gestão online (alguns inclusive gratuitos) que podem ajudar nessa missão. Basta você pesquisar aquele que melhor se adequa ao perfil da sua empresa e tentar usufruir ao máximo das ferramentas dele.

 

Mas lembre-se: nenhuma ferramenta será eficaz se as informações não forem inseridas corretamente e dentro de uma rotina. O consultor financeiro Sílvio Teixeira* alerta: “Qualquer instrumento na mão de qualquer pessoa pode ser bem ou mal utilizado. O importante é que o empresário se organize e tenha consciência de que precisa fazer esse controle rigoroso.”

 

De acordo com o especialista, o primeiro cuidado no controle das contas a pagar deve ser antes da efetivação do débito. “Você precisa analisar o seu fluxo de caixa. Sem ele, você não pode se comprometer com nenhum pagamento”, lembra.

 

Ele sugere ainda que os pagamentos sejam concentrados a cada 10 dias (dia 5,15 e 25 de cada mês, por exemplo) para facilitar a gestão e não haver esquecimento. Contas atrasadas são sinônimo de multas, juros e dinheiro jogado fora. Se possível, o ideal é que os pagamentos sejam antecipados para se conseguir uma melhor negociação com o fornecedor e, quem sabe, um desconto!

 

Outra dica é registrar no controle todas as contas, inclusive as de valores variáveis, para que você consiga se planejar e se preparar no futuro para os meses com mais despesas. Nessas contas, entretanto, não podem estar inseridas as de pagamento pessoais dos sócios. Lembre-se: conta de CPF e CNPJ não devem se misturar.

 

Organizando as contas você vai conseguir verificar as obrigações contratadas já pagas e não pagas, vai priorizar pagamentos, e saber tomar melhores decisões em momentos de dificuldades financeiras.

 

Controlando as contas a receber 

Assim como nas contas a pagar, o controle do que deve entrar na empresa também precisa ser rigoroso. Além de organizar os recebimentos por datas, é fundamental para as empresas que trabalham com crédito fazerem uma análise cadastral antes de efetivar a venda. “Lá tem todos os indicadores se essa pessoa física ou jurídica é boa pagadora. Isso vai minimizar o risco de perdas”, pontua Teixeira.

 

Também é imprescindível o acompanhamento e controle dos pagamentos feitos através das operadoras de cartões de crédito ou débito para garantir que todos os valores vendidos estejam entrando na conta da empresa. “Muitas empresas não fazem esse controle e acabam perdendo muito dinheiro.”

 

E como quem está na chuva é para se molhar, quem está no mercado tem que saber cobrar. Atrasou pagamento? Comece imediatamente a cobrança e ainda assim haverá quem não pague na data certa ou nem chegue a pagar. É sempre bom fazer uma taxa média de inadimplência e não contar com essa verba.

 

Para os bons pagadores, ofereça bônus: seja com descontos para quem pagar antecipado, através de clubes de vantagens, cupons ou programas de pontuação. Importante é manter essa fidelização e estimular o pagador a acertar as contas. 

 

*Sílvio Teixeira é consultor do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Estado do Ceará (Sebrae/CE).