[FOTO1]

 

À medida que a altura da pilha de papéis para serem organizados aumenta, a vontade de fazê-lo diminui. Isso pode ser um desafio maior ainda na hora de declarar o Imposto de Renda. Assim, o estresse de procurar um documento pode ser poupado quando estiver ciente de que a categoria deste comprovante está na pasta vermelha na segunda gaveta da escrivaninha. Para a consultora organizacional e personal organizer Fábia Vieira, o volume pode ser reduzido e organizado com dicas simples se aplicadas com regularidade.

 

O primeiro passo é fazer a triagem para descartar o que já não é mais útil. Comprovantes de pagamento de mensalidade escolar, de condomínio, IPTU e IPVA, por exemplo, podem ser guardados até cinco anos depois. É essencial saber até quando cada um deve ser guardado para que não se acumule papéis desnecessários. Para manter a organização, é interessante que a manutenção seja feita periodicamente. “Tirar de 10 a 15 minutos para colocar as coisas no seu devido local. As pessoas vão acumulando e não tem mais coragem de organizar o que acumulou”, afirma Fábia Vieira.

As pastas são eleitas como principal forma de sistematização, principalmente, a sanfonada. “O segundo passo importante é organizar por categorias. Para que comece por ordem cronológica ou assuntos para que não se tenha dificuldade”, explica a personal organizer.

Além disso, Fábia Vieira recomenda que se produza um checklist, também denominado como layout. “O checklist é colocar: estante 1, prateleira A e colocar quais pastas estão lá para você saber localizar essa documentação. Você pode deixar no computador, ou de forma física perto de você”, sugere.

 

DICAS

Como arquivar

1. Os documentos de maior rotatividade devem ser posicionados em um lugar de mais fácil acesso

 

2. A manutenção periódica evita que o material se acumule e se torne uma pilha

 

3. Fique atento quanto ao período que aquele documento ainda é útil. Se não for mais, descarte-o

 

4. Utilize pastas organizadoras por categoria, de preferência, transparentes no intuito de saber o conteúdo sem precisar abri-la

 

5. Fazer o checklist é essencial para saber localizar os documentos de uma forma macro

 

6. Para descartar os documentos de uma forma segura, é recomendado que eles sejam rasgados anteriormente