DOCUMENTOS

Por quanto tempo devem ser guardados os documentos relativos à rescisão de contratos de trabalho?

Devem ser guardados pelo prazo de dois anos (período de prescrição para reclamação trabalhista) os seguintes documentos relativos à rescisão:

- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;

- comunicação de aviso prévio;

- pedido de demissão.

E os demais documentos do empregado, qual deve ser o prazo de guarda?

Devem ser mantidos pelo prazo mínimo de cinco anos (contados da data do pagamento ao empregado, ou da data da assinatura do documento), entre outros, os seguintes documentos:

- acordos de compensação ou de horas extras;

- autorização para descontos não previstos em lei;

- cartões, fichas ou livros de ponto;

- recibos de pagamento de salário, 13º salário e férias;

- vale-transporte

Os documentos relativos aos exames médicos dos empregados devem ser mantidos em arquivo por quanto tempo?

Devem ser mantidos por 20 anos, contados da data de desligamento do trabalhador:

a) os dados obtidos nos exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo a avaliação clínica;

b) os exames complementares;

c) as conclusões e as medidas aplicadas.

A empresa contratante é obrigada a manter em seus arquivos os documentos relativos à retenção de contribuição previdenciária, decorrente de serviços prestados mediante cessão de mão de obra por empresa contratada?

Sim. A empresa contratante fica obrigada a manter em arquivo, por empresa contratada, em ordem cronológica, à disposição da Receita Federal, até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que se refiram, as correspondentes notas fiscais/faturas/recibos de prestação de serviços e cópias das GFIP, entre outros documentos.Lembra-se que a empresa contratante de serviços executados mediante cessão de mão de obra deve reter 11% do valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços e recolher, em nome da empresa cedente da mão de obra, a importância retida. (Fonte: Sage IOB)